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西村克己『できる人の3倍速!仕事しくみ術』中経出版、2009年9月

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■内容【個人的評価:★★★★−】

  • 仕事を要領よくこなしている人、仕事に追いまわされている人、その違いは仕事のしくみをもっているか否かにある。仕事のしくみとは、仕事の流れの機構(しくみ)である。成り行き任せで仕事をするのでなく、しくみを持つことで要領よく仕事をこなすことができる。

○序章「仕事のしくみを作って要領よく仕事をこなそう」

  • 会社の先輩たちは、定型業務のやり方は教えてくれる。しかし効率的な仕事のやり方は自分自身で考えて創意工夫することが必要である。
  • 仕事のしくみを作ることにより確実なアウトプットにつながる。効率的な手順を考え、それを繰り返すことで学習効果が高まる。効率的なしくみは人によって異なる。つまりそれは自己流でよい。
  • しくみがあれば、テーマ設定→現状分析→解決策立案→解決策実施→報告・完了とすすむ。
  • 仕事は定型業務と非定型業務に分けられる。これは分離して進めたい。また、仕事を終わらせるための標準時間を設定しパフォーマンスを高めよう。
  • 定型業務はある程度コンピュータ化できる。非定型業務もしくみを作ることで効率化できる。

○第一章「時間を効率的に使うしくみ」

  • アウトプットは達成感につながる。仕事が片付くほどやる気を持続できる。
  • 仕事はまず手順を先に決めて取り掛かろう。
  • 毎朝やるべき仕事のリストを作ろう。
  • 頭は午前、体は午後
  • できれば23時前、遅くとも深夜0時には寝よう。
  • 相手の待ち時間を最小にしよう。着手の遅れが納期の遅れにつながる。
  • 夜は複雑なことを考えない。悲観的になってしまう。

○第二章「ムダをなくすしくみ」

  • ムダはアウトプットを減少させる。
  • 過剰品質はムダ、創意工夫しないこともムダである。
  • 一つの仕事に絞って取り組もう。
  • 論理的であるほど話はシンプルになる。
  • 探すムダをなくそう。書類を整理整頓すれば探すムダがなくなる。一つの仕事が終了したらその仕事の関係書類を片づけよう。不要な書類は廃棄し、必要な書類はファイリングする。

○第三章「事務処理のしくみ」

  • 考える仕事と定型業務を分離しよう。
  • やる気がないときは繰り返し作業をしよう。
  • 怒ったときは20秒間我慢しよう。

○第四章「仕事を抱えすぎないためのしくみ」

  • 仕事は自責の問題として取り組もう。他責の問題としてとらえると仕事は苦痛になる。自分が責任者だと言い聞かせよう。ただし抱えすぎるのもだめ。
  • チームでやる仕事と自分でやる仕事を区別する。
  • やるべき仕事はふせん紙に書いて貼っておこう。
  • 時間、ヒト、場所、モノを適宜入れ替えて適切な組み合わせにしよう。

○第五章「モグラたたき状態を防ぐしくみ」

  • 全体を常にみよう。全体最適が必要。
  • コンセプト(基本方針)をまず簡潔に立てること。普段から簡単な言葉で説明する訓練を。
  • 連絡票、通達文書などのかたちで文書化することで言った、言わないをゼロにしよう。

○第六章「やり直しゼロのしくみ」

  • やり直しがなくなるとパフォーマンスは三倍以上になる。基本方針レベルで承認をもらうこと。
  • 成果は重要だが、優れたプロセスに伴う優れた成果であることが重要。
  • 個別プロセスを考える改善、全体を見直す改革を分けて考えよう。
  • 企画書はまず目次を作りページ数を決めてから書き始めよう。
  • 稟議より会議が合理的。
  • 一つひとつの仕事にピリオドを打ちながら進めること。
  • キーワードと図解は効果的。

■読後感
グーグルクロムによりデヂエなどを素早くあけることができるのではないか。
グーグルクロムを使えばToDoリストをすぐに表示できる。