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知的生産研究会『仕事力がグングン伸びる「スーパー」メモ術』PHP文庫、2009年2月

 

仕事力がグングン伸びる「スーパー」メモ術 (PHP文庫)

仕事力がグングン伸びる「スーパー」メモ術 (PHP文庫)

 

 

■内容【個人的評価:★★---】

◇メモの取り方は、頭が整理されているかどうかと関連している
  • たかがメモと思っているのなら、その考え方は改めたほうがいい。メモほど、その人の仕事ぶりをあらわすものはない。メモのとり方を見れば、その人の仕事の力量はおおよそ想像がつく。「仕事力」と「メモカ(=メモする力)」とは比例するのだ。なぜなら、メモのとり方がうまいということは、その事柄が頭のなかできちんと整理されているということだからだ。頭のなかが整理されていれば、段取りよく仕事も進められる。(4ページ)
◇メモは相手の意見と自分の意見を分ける
  • 具体的には、メモ帳の左ページに相手の意見を、右ページに自分の意見を書くように習慣づけておく。一覧性が保てるので、双方の意見の違いが明確にわかるようになる。(33ページ)
◇聴くだけではなく自分なりに考える
  • 自己啓発をかねたセミナーや講演会でも同じである。ノウハウを持つ講師だけに、目からウロコの意見はたくさん聞けるだろうが、講師の話すがままにメモしたところで、ほんとうの自己啓発にはならない。 どこが参考になるのか、どんな発想がすばらしいのか、そのエッセンスを見極めようと自分なりに考えるのが大切なのである。(35ページ)
◇ 図解メモの効用
  • メモは、さまざまな情報のなかから、とくに大事なエッセンスだけをピックアップして、忘れないように書きとめておくためのもの。しかし企画などを考えるとき、各社の事情やライバル製品の動向など、その背景なども考慮しなければならないので、言葉だけの表記では長い文章になってしまい、全体像がわかりにくくなる場合がある。そんなときに活用したいのが、図解メモである。(53ページ)
◇日曜日の朝を一週間の仕事の見直しに活用しよう
  • 日曜日の朝に一週間分の仕事を見直すことでビジネスマンの自覚が持てるようになり、月曜日には気持ちをスムーズに切り替えられるようになるという。手帳を片手に一週間を振り返って、何が予定よりも遅れているのか、どのような対策をとればいいのかをじっくり考える。そして次週の大まかな見込みを立ててメモしておく。このメモが、月曜日のスタートダッシュを左右するのだ。(63ページ)
◇ 月曜日をスタートダッシュ、逆に金曜日には予定を入れない
  • 月曜日のスタートダッシュに成功したら、金曜日は予備日として予定を入れないようにする。こうすれば、遅れている仕事があっても金曜日に処理することができ、今週中にやらなければならない仕事を金曜日にはすべて終えることができる。(72ページ)
◇ 手帳は何度も見直す
  • よく、手帳は一日一○回は見るべきだと言われる。これはなにも大げさな数字ではない。手帳を活用しているスーパービジネスマンは、一日一○回どころか、もつと手帳を開き、内容を確認したり、メモを書き込んだりしている。手帳のスケジュールに基づいて仕事の段取りをする習慣がつくと、必然的に何度も手帳を開くようになるものだ。(77ページ)
◇ TO-DOリスト
  • 書類を作成し、会議の合間に得意先に電話を入れ、出かけようとしたら上司に呼び止められ、急用を言いつけられてと、仕事に追われているビジネスマンは多い。 こんなとき、頭のなかを整理して、攻めの姿勢で仕事に臨みたいなら、「TO-DO(やるべき)リスト」のメモを忘れないことだ。 (93ページ)
  • ポイントは、このメモがいつでも見えるようにしておくことだ。デスクの引き出しにしまうと、それきりになってしまうし、パソコンに入力していては、画面を閉じると忘れがちになる。かたわらに置いておけば、つぎの仕事にスムーズに移れるうえ、自分の仕事の進行が把握しやすい。(94ページ)
  • 「TO-DOリスト」を作ったら、一つひとつの用件に優先順位をつけるとさらに仕事の段取りがよくなる。今すぐすべき仕事、午前中に片づける仕事、退社までには終える仕事、それ以外といった具合で、☆=最優先、◎=優先、○=そのつぎなどと記号を決めてマークしておく。(95ページ)
◇ 苦手な上司への報告
  • ①結果②原因③対策(すでに着手していればなおよい)この順番でメモして渡しておく。 なぜこの方法なのかというと、「メモを読む」という行為がワンクッションになるからだ。つまり冷静になる時間がある。感情的になりやすい人でも、時間が経つとその感情がやわらぐものだ。 また、最初から口頭で報告すると、要領を得ない報告になってしまい、よけいに上司をイライラさせかねない。そんな上司に緊張してしまい、ますますワケのわからない報告になってしまう……と、まさに悪循環。 その点、メモにまとめれば、簡潔で要点を押さえた報告ができる。 ただし注意点は、上司がメモを見たら必ず口頭でも報告することだ。メモだけですませようものなら、その姿勢に上司はますます激怒するに違いない。あくまでメモはメモであり、報告ではないことを肝に銘じておくことである。(158ページ)
◇ 商談に臨むときは
  • メモには、商談で話すべきもっとも重要なポイントを三つだけ書き出し、話の流れを考えておくのである。 あれもこれも話したいと思って、書き出す項目を多くすると、話の焦点がぼやけてしまうから、三つにとどめておくのがコツである。(174ページ)

■読後感

いつものことながら自分の書いたメモを読み返すと判然としない、また、活用が十分にできていない。そんな課題の解法にと思い手に取った本ではあったが・・・。みなそれぞれのメモ術がある。やはり自分なりの工夫をしていかないといけない。